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Knowledgebase Email Recht

Gesetzliche und steuerrechtliche Richtlinien zur E-Mail Archivierung
 
E-Mails haben klassische Kommunikationsmittel wie Brief und Fax längst überholt. Der Segen hat auch seine Schattenseite. Umfangreiche gesetzliche, steuerrechtliche und nicht zuletzt firmeninterne Richtlinien zwingen Unternehmen zu einer langfristigen, unveränderlichen und revisionssicheren Aufbewahrung der elektronischen Nachrichten. Hinzu kommen noch lokale Gesetzgebungen in den Zielmärkten, z.B. Sarbanes-Oxley-Act in den USA.
 
 

Hier beispielhaft einige rechtliche Vorschriften. Zum Teil weisen diese sogar widersprüchliche Aussagen auf!
 
 
    • Bonner Handbuch der Rechnungslegung:
      Ein Schriftstück 'betrifft' ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat.

    • Handelsgesetzbuch (HGB):
      E-Mails sind Handelsbriefe und als solche sechs Jahre aufzubewahren....die Form der Aufbewahrung bleibt hier offen.

    • Abgabenordnung (AO):
      E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren (§147 AO).
    • Basel II:
      Banken müssen nachweisen, wann eine risikorelevante Information das Haus erreicht hat...
    • SOX:
      Die Einhaltung definierter Entscheidungswege ist zu dokumentieren....
 
 
 
Die Entscheidung über die steuerliche Relevanz eines Dokuments obliegt schlussendlich dem Finanzamt. Dies kann sich ohne weiteres auf den gesamten E-Mail-Verkehr erstrecken. Folglich besteht rechtliche Sicherheit für Unternehmen nur durch die ordnungsgemäße Vorhaltung ALLER eingehenden und ausgehenden E-Mails inkl. Anhänge.
 
 
Ausführliche Informationen und Interpretationen finden Sie hier:
GDPdU und E-Mail
Wikipedia
 
 

Der Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. gibt folgende 10 Grundsätze als Orientierungshilfe vor:
 
  1. Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
  2. Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
  3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
  4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.
  5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.
  6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.
  7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden.
  8. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.
  9. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.
  10. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.